Наши координаты и телефоныг. Владивосток, ул. Пологая 50

Аутсорсинг офисной печати

Что такое Аутсорсинг печати?

Вы задумывались, сколько ежегодно тратится средств на печатный документооборот, а также на поддержание и обслуживание устройств печати вашей компании?

Уверены ли вы что все печатные устройства регулярно и эффективно используются?

Имеет ли смысл держать у себя на балансе дорогостоящий парк техники?

Оправданы ли риски связанные с выходом из строя печатно-копировальной техники?


Помочь ответить на эти вопросы, а так же оптимизировать и предложить наиболее эффективную модель организации печатной инфраструктуры для вашей компании, призваны услуги Аутсорсинга печати.

Аутсорсинг офисной печати (от англ. Managed Print Services (MPS) - управляемые услуги печати)  – это комплекс мер, позволяющих решить проблему бесперебойности и качества печати без необходимости содержать штат специалистов по копировальной технике и печатные устройства на балансе Компании. Прозрачность расходов и качественный сервис печати обеспечит специализированная компания, которая позволит ИТ-специалисту поддерживать необходимый уровень печати в соответствии с постоянно меняющимися требованиями бизнеса. 

Аутсорсинг офисной печати - это передача функций активного управления и оптимизации печатной техники и сопутствующих бизнес-процессов профильной компании, специализирующейся в этой области.

Затраты на офисную печать

Затраты на печать не всегда очевидны и похожи на айсберг - они состоят из видимых прямых затрат и скрытых косвенных расходов. И если прямые затраты на само оборудование, его ремонт, картриджи и бумагу для многих очевидны, то косвенные траты часто не учитываются.

 

10 причин перейти на Аутсорсинг офисной печати:
1. Сокращение расходов и повышения рентабельности
2. Контроль над процессом печатного документооборота
3. Освобождение от не профильных активов
4. Прозрачность бюджетирования
5. Разгрузка IT-специалистов
6. Бесперебойная работа оборудования
7. Единая точка ответственности
8. Отсутствие дополнительных вложений
9. Своевременная и компетентная помощь по вопросам печати
10. Сохранение времени и нервов сотрудников компании

Почему Вам нужен аутсорсинг печати?

Аутсорсинг печати - это специально разработанная для российского рынка услуга по управлению офисной печатью в крупных и средних компаниях.

Аутсорсинг печати имеет ряд отличительных особенностей от предложений имеющихся на рынке:

- контроль за целевым использованием техники

- противодействие утечке информации через печатный документооборот

- ориентация на повышение эффективности системы печати, а не простое поддержание работоспособности парка техники

- управление контрактом и отчетность в режиме on-line через автоматизированную систему мониторинга

- мультивендерность (работа с оборудованием большинства производителей печатной техники)

Реализация услуги аутсорсинга печати проходит в 4 этапа:

1 Этап - Аудит:

Составляющие затрат настолько разбросаны между различными организационными единицами и бюджетами, что ответить самой компании на вопрос «Сколько стоит страница документа?» практически невозможно.

Поэтому первым шагом на пути оптимизации должно стать обследование офисной инфраструктуры и процессов – Аудит.

Проведение такой работы сторонними консультантами позволяет составить объективную картину документооборота, определить цели, ограничения и бизнес-требования заказчика.

За 2-4 недели специалисты компании Баккон формируют показатели текущего состояния парка техники, выявляют слабые и сильные стороны документооборота компании, стоимость и объемы печати.

В процессе аудита осуществляется:

Поэтажная инвентаризация. Обследование каждого печатающего устройства на предмет работоспособности, износа, ресурса, выявление неработающего оборудования.

Определение объёмов печати. Выявление объемов цветной и черно-белой печати, загруженности оборудования.

Анализ финансовых данных. Определение стоимости печати при имеющемся парке техники

Выявление текущих прямых и косвенных затрат. Стоимость расходных материалов, сервиса, бумаги, а так же энергопотребления аппаратов.

Выявление требований к печати. Объем, скорость, необходимое количество ч/б и цветных аппаратов, персональных принтеров и сетевых МФУ.

Результат:

текущая стоимость отпечатка.

реальные совокупные затраты на печать.   

2 Этап – Проектирование:

После завершения аудита на этапе проектирования формируются предложения по оптимизации документооборота, согласуется техническое задание, проект и финансовый план системы печати.

Проектирование включает:

Разработку концепции и долгосрочного плана развития системы печати. С учетом индивидуальных характеристик парка техники и планируемого развития компании специалисты разрабатывают план оптимизации печати компании.

Определение целевых показателей эффективности (стоимости печати), безопасности и работоспособности системы печати.

Разработку и согласование технического задания и проекта системы печати. Детальный проект системы учитывает оптимальную с точки зрения специалистов схему расположения оборудования, нагрузку на аппараты, задачи печати различных отделов.

Разработку политики печати. Разработка регламента использование печатного оборудования различными отделами и сотрудниками – запрет печати конфиденциальных документов, цветных документов, ограничение по объемам печати.

Разработку технического задания на внедрение.

Результат:

Согласованное техническое задание,

Проект реализации,

Финансовый план системы печати. 

3 Этап – Развертывание:

Запуск в эксплуатацию корпоративной системы печати по стандартам Баккон состоит из:

Поставки, инсталляции и настройки нового оборудования и перемещение имеющегося. Парк техники оптимизируется под нужды компании в зависимости от объемов печати, загруженности и производительности имеющегося оборудования.

Внедрение специализированного программного обеспечения по управлению печатью. ПО позволит мониторить печать и следить за соблюдением новой политики работы с документами в компании.

Внедрение политики печати и инструкций. Оповещение сотрудников компании о новых правилах использования печатного оборудования: запрет печати конфиденциальных документов, цветных документов, ограничение по объемам печати.

Тестирование и запуск корпоративной системы печати. Каждая система индивидуальна и требует определенного подхода для обеспечения наибольшей эффективности от внедрения.

Результат:

Готовая к эксплуатации система. 

4 Этап – Эксплуатация:

В течение срока действия договора (в среднем 2-3 года) поставщик управляет согласованными изменениями инфраструктуры, соответствующих процессов и процедур, включая осуществление всех необходимых коммуникаций внутри компании; отвечает за работоспособность всей существующей офисной техники вне зависимости от марок и производителей, оценивает текущие показатели эффективности, безопасности и работоспособности сиcтемы печати.

Нет необходимости отвлекать внутренних ИТ-специалистов от важных для компании проектов — все операции от ремонта техники до закупки расходных материалов можно передать на обслуживание.

С этого момента Вы больше не заботитесь о парке печатной техники, а получаете выгоды от использования услуги аутсорсинга печати.

Результат:

100% выполнения договора. 

Почему стоит отдать печать на аутсорсинг компании Баккон?

Специалисты компании Баккон изучили, апробировали и адаптировали для России лучший зарубежный опыт в области аутсорсинга офисной печати, разработали и внедрили стандарт оказания услуги аутсорсинга печати

Многолетний успешный опыт компании Баккон на рынке сервисных услуг печатно-копировальной техники, высокая квалификация сотрудников, авторизация мировыми производителями печатной техники и клиентоориентированный подход позволяют вывести бизнес-процессы, связанные с печатью в вашей компании, на качественно новый уровень.

Наши специалисты возьмут под контроль не только все процессы обеспечения бесперебойной и качественной работы парка печатно-копировальной техники вашей организации, но также проведут аудит всей печатной инфраструктуры с целью дальнейшей оптимизацией процессов печати и связанных с ними расходов. 

Наши услуги включают:

Сбор данных и обследование всего парка печатно-копировальной техники вашей компании;

Анализ и оценку финансовых затрат на поддержание и обслуживание печатных устройств;

Разработку предложения по оптимизации процессов печати;

Доставку, установку и полную интеграцию печатной техники в вашу существующую IT-инфраструктуру;

Полный цикл технического обслуживания устройств, включающий: ежемесячную диагностику, профилактику, своевременный ремонт, замену расходных материалов и запасных частей;

Формирование склада подменного оборудования и необходимого запаса расходных материалов и запасных частей в зависимости от потребностей вашего офиса;

Всестороннюю поддержку пользователей, включающую: HelpDesk, удаленную консультацию пользователей, внедрение на территорию заказчика нашего специалиста и т.д.;

Ежемесячные и квартальные отчеты об объемах печати и сведениями о сделанных копиях;

Один единый счет раз в месяц за фактически сделанные отпечатки.


Дополнительно компания Баккон может предложить вам решения по обеспечению информационной безопасности процессов печати и предотвращению утечки информации посредством печатного документооборота.