Наши координаты и телефоныг. Владивосток, ул. Пологая 50 |
Аутсорсинг офисной печатиЧто такое Аутсорсинг печати? Вы задумывались, сколько ежегодно тратится средств на печатный документооборот, а также на поддержание и обслуживание устройств печати вашей компании? Уверены ли вы что все печатные устройства регулярно и эффективно используются? Имеет ли смысл держать у себя на балансе дорогостоящий парк техники? Оправданы ли риски связанные с выходом из строя печатно-копировальной техники?
Аутсорсинг офисной печати (от англ. Managed Print Services (MPS) - управляемые услуги печати) – это комплекс мер, позволяющих решить проблему бесперебойности и качества печати без необходимости содержать штат специалистов по копировальной технике и печатные устройства на балансе Компании. Прозрачность расходов и качественный сервис печати обеспечит специализированная компания, которая позволит ИТ-специалисту поддерживать необходимый уровень печати в соответствии с постоянно меняющимися требованиями бизнеса. Аутсорсинг офисной печати - это передача функций активного управления и оптимизации печатной техники и сопутствующих бизнес-процессов профильной компании, специализирующейся в этой области. Затраты на офисную печатьЗатраты на печать не всегда очевидны и похожи на айсберг - они состоят из видимых прямых затрат и скрытых косвенных расходов. И если прямые затраты на само оборудование, его ремонт, картриджи и бумагу для многих очевидны, то косвенные траты часто не учитываются.
10 причин перейти на Аутсорсинг офисной печати: Почему Вам нужен аутсорсинг печати? Аутсорсинг печати - это специально разработанная для российского рынка услуга по управлению офисной печатью в крупных и средних компаниях. Аутсорсинг печати имеет ряд отличительных особенностей от предложений имеющихся на рынке: - контроль за целевым использованием техники - противодействие утечке информации через печатный документооборот - ориентация на повышение эффективности системы печати, а не простое поддержание работоспособности парка техники - управление контрактом и отчетность в режиме on-line через автоматизированную систему мониторинга - мультивендерность (работа с оборудованием большинства производителей печатной техники) Реализация услуги аутсорсинга печати проходит в 4 этапа: 1 Этап - Аудит:Составляющие затрат настолько разбросаны между различными организационными единицами и бюджетами, что ответить самой компании на вопрос «Сколько стоит страница документа?» практически невозможно. Поэтому первым шагом на пути оптимизации должно стать обследование офисной инфраструктуры и процессов – Аудит. Проведение такой работы сторонними консультантами позволяет составить объективную картину документооборота, определить цели, ограничения и бизнес-требования заказчика. За 2-4 недели специалисты компании Баккон формируют показатели текущего состояния парка техники, выявляют слабые и сильные стороны документооборота компании, стоимость и объемы печати. В процессе аудита осуществляется: Поэтажная инвентаризация. Обследование каждого печатающего устройства на предмет работоспособности, износа, ресурса, выявление неработающего оборудования. Определение объёмов печати. Выявление объемов цветной и черно-белой печати, загруженности оборудования. Анализ финансовых данных. Определение стоимости печати при имеющемся парке техники Выявление текущих прямых и косвенных затрат. Стоимость расходных материалов, сервиса, бумаги, а так же энергопотребления аппаратов. Выявление требований к печати. Объем, скорость, необходимое количество ч/б и цветных аппаратов, персональных принтеров и сетевых МФУ. Результат: текущая стоимость отпечатка. реальные совокупные затраты на печать. 2 Этап – Проектирование:После завершения аудита на этапе проектирования формируются предложения по оптимизации документооборота, согласуется техническое задание, проект и финансовый план системы печати. Проектирование включает: Разработку концепции и долгосрочного плана развития системы печати. С учетом индивидуальных характеристик парка техники и планируемого развития компании специалисты разрабатывают план оптимизации печати компании. Определение целевых показателей эффективности (стоимости печати), безопасности и работоспособности системы печати. Разработку и согласование технического задания и проекта системы печати. Детальный проект системы учитывает оптимальную с точки зрения специалистов схему расположения оборудования, нагрузку на аппараты, задачи печати различных отделов. Разработку политики печати. Разработка регламента использование печатного оборудования различными отделами и сотрудниками – запрет печати конфиденциальных документов, цветных документов, ограничение по объемам печати. Разработку технического задания на внедрение. Результат: Согласованное техническое задание, Проект реализации, Финансовый план системы печати. 3 Этап – Развертывание:Запуск в эксплуатацию корпоративной системы печати по стандартам Баккон состоит из: Поставки, инсталляции и настройки нового оборудования и перемещение имеющегося. Парк техники оптимизируется под нужды компании в зависимости от объемов печати, загруженности и производительности имеющегося оборудования. Внедрение специализированного программного обеспечения по управлению печатью. ПО позволит мониторить печать и следить за соблюдением новой политики работы с документами в компании. Внедрение политики печати и инструкций. Оповещение сотрудников компании о новых правилах использования печатного оборудования: запрет печати конфиденциальных документов, цветных документов, ограничение по объемам печати. Тестирование и запуск корпоративной системы печати. Каждая система индивидуальна и требует определенного подхода для обеспечения наибольшей эффективности от внедрения. Результат: Готовая к эксплуатации система. 4 Этап – Эксплуатация:В течение срока действия договора (в среднем 2-3 года) поставщик управляет согласованными изменениями инфраструктуры, соответствующих процессов и процедур, включая осуществление всех необходимых коммуникаций внутри компании; отвечает за работоспособность всей существующей офисной техники вне зависимости от марок и производителей, оценивает текущие показатели эффективности, безопасности и работоспособности сиcтемы печати. Нет необходимости отвлекать внутренних ИТ-специалистов от важных для компании проектов — все операции от ремонта техники до закупки расходных материалов можно передать на обслуживание. С этого момента Вы больше не заботитесь о парке печатной техники, а получаете выгоды от использования услуги аутсорсинга печати. Результат: 100% выполнения договора. Почему стоит отдать печать на аутсорсинг компании Баккон? Специалисты компании Баккон изучили, апробировали и адаптировали для России лучший зарубежный опыт в области аутсорсинга офисной печати, разработали и внедрили стандарт оказания услуги аутсорсинга печати Многолетний успешный опыт компании Баккон на рынке сервисных услуг печатно-копировальной техники, высокая квалификация сотрудников, авторизация мировыми производителями печатной техники и клиентоориентированный подход позволяют вывести бизнес-процессы, связанные с печатью в вашей компании, на качественно новый уровень. Наши специалисты возьмут под контроль не только все процессы обеспечения бесперебойной и качественной работы парка печатно-копировальной техники вашей организации, но также проведут аудит всей печатной инфраструктуры с целью дальнейшей оптимизацией процессов печати и связанных с ними расходов. Наши услуги включают: Сбор данных и обследование всего парка печатно-копировальной техники вашей компании; Анализ и оценку финансовых затрат на поддержание и обслуживание печатных устройств; Разработку предложения по оптимизации процессов печати; Доставку, установку и полную интеграцию печатной техники в вашу существующую IT-инфраструктуру; Полный цикл технического обслуживания устройств, включающий: ежемесячную диагностику, профилактику, своевременный ремонт, замену расходных материалов и запасных частей; Формирование склада подменного оборудования и необходимого запаса расходных материалов и запасных частей в зависимости от потребностей вашего офиса; Всестороннюю поддержку пользователей, включающую: HelpDesk, удаленную консультацию пользователей, внедрение на территорию заказчика нашего специалиста и т.д.; Ежемесячные и квартальные отчеты об объемах печати и сведениями о сделанных копиях; Один единый счет раз в месяц за фактически сделанные отпечатки.
| ||||
|